司仪协会档案管理制度

5、本协会颁发的各种文件材料的签发稿、印制稿及重要的修改稿；

6、本协会内部活动形成的总结、报告等重要材料；

8、本协会成立、合并、撤销、更名、启用印章、人员编制等文件材料；

9、本单位制定的工作条例、章程、制度等材料；

10、本协会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等；

11、本协会财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

12、以协会名义通过新闻媒体、报刊杂志对外发表的文章、消息及上网材料的清样、底稿等；

13、其他应归档的文件材料。

第四章            立卷程序

六、一个年度需要立卷的文件材料必须收集齐全完整；

七、程序

立卷是一个分类、组合、编目的过程。

1、分类。分类是在文件收集齐全的基础上，将文件按年度、内容、保管期限等特征逐项分开。

2、组合。组合是将经过分类的文件，按一定形式组合起来。组合要以问题为主，兼顾其它特征，使其联系紧密，年代不混、保管期限准确。基本方法是：

（1）协会日常工作的管理和业务活动形成的各种文件一般按单一问题组合。

（2）会议文件，根据文件的多少，可以一会一卷或数会一卷，文件多时也可以一会数卷。会议照片应单独保存。

（3）特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

 3、编目。将经过组合以后的文件，进行系统的排列和编目。